Agata Valalíková, bydlištěm Dolní Líštná 20, 739 61 Třinec tímto informuji o tom, jaké osobní údaje jako správce zpracovávám o fyzických osobách při poskytování služeb a při návštěvách internetových stránek mnou provozovaných a kontaktech s potenciálními zákazníky, k jakým účelům a jak dlouho tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovávám, komu a z jakého důvodu je můžu předat, a rovněž informuji o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží. Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů klientů, přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů mých služeb, zájemců o služby a návštěvníků internetových stránek mnou provozovaných, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči mě. Tyto Zásady jsou účinné od 13.6.2021 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti Agaty Valalíkové jako správce dle čl. 13 GDPR.

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Agata Valalíková schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb může z mé strany dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

- akademický titul

- jméno a příjmení

- název obchodní firmy

- rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození)

- IČO, DIČ

- adresa trvalého pobytu

- adresa sídla nebo místa podnikání

- fakturační adresa

- čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nejsou potřebné pro poskytování služby, jsou na kopiích dokladů začerněny)

- identifikační údaje zástupce klienta nebo kontaktní osoby, kterou klient určí

- identifikační údaje plátce vyúčtování

- bankovní spojení

- podpis

- kontaktní telefonní číslo

- kontaktní e-mail

- adresy na sociální sítě

- druh a specifikace poskytované služby

- objem poskytnutých služeb a jejich cena

- zákaznický segment

- informace o platební morálce

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu mých oprávněných zájmů, ale jejich zpracování mi umožní zlepšovat služby, zaměřit se na to, co klienty zajímá a případně zasílat informace, které jsou pro ně vhodné.Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

- údaje získané marketingovými průzkumy (jsou zpracovány u mých klientů na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely)

- údaje o využívání služeb, produktů (jsou zpracovány u klientů na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely)

- kontaktní údaje v případě, že se nejedná o mé klienty (jsou zpracovány na základě souhlasu s marketingovým oslovením)

- záznamy o chování na internetových stránkách mnou spravovaných, získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek mnou provozovaných, internetovou reklamu a v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro tento účel)

Jedná se o zápisy osobní komunikace s klientem při jednáních nebo jiném přímém kontaktu s klientem, písemnou a elektronickou komunikaci s klientem.

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, mého oprávněného zájmu nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění mých zákonných povinností a ochranu jejich oprávněných zájmů je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuji souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

- poskytování poradenských a konzultačních služeb (plnění smlouvy)

- plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)

- účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)

- vymáhání pohledávek za klientem a ostatní spory s klientem (oprávněný zájem)

- procesy spojené s identifikací kienta (plnění smlouvy)

- zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby mých práv (oprávněný zájem)

- evidence dlužníků (oprávněný zájem).

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

Základní lhůty pro zpracování osobních údajů:

U mých klientů jsem oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči mě, zpracovávat v databázi klientů jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace s mou osobou po dobu 5 let ode dne ukončení poslední vzájemné smlouvy.

V případě poskytnutí služby/dodání zboží jsem oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje klienta, údaje o službě/zboží a údaje z komunikace mezi mezi mnou a klientem po dobu 5 let ode dne uplynutí záruční doby (pokud byla sjednána dle druhu služby).

V případě jednání mezi mou osobou a potenciálním klientem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy nebo objednávky, jsem oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 2 let od posledního jednání, pokud existuje předpoklad, že by o tyto služby byl zájem.

Faktury vystavené mou osobou jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy klientů. Identifikační údaje nutné pro poskytování služby z průkazu totožnosti klienta jsou ze strany Společnosti zpracovávány v souladu s § 16 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu zpracovávány pod dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy. Pro naplnění této zákonné povinnosti si ponechávám po dobu 10 let ode dne ukončení poslední služby klienta kopie občanských průkazů s údaji nutnými pro poskytování služby, přičemž ostatní údaje, které nejsou nutné pro poskytování služby, jsou na kopii průkazu začerněny.

U dlužníků si ponechávám osobní údaje související s dluhem ještě po dobu 5 let poté, co je dlužná záležitost vyřešena pro potřeby případného právního řízení.

U mých klientů s jejich souhlasem zpracovávám osobní údaje pro obchodní účely. Pro období od 13.6.2021 zajistím souhlas se zpracováním osobních údajů pro nové klienty. Se souhlasem pro obchodní účely budu od 13. 6. 2021 zpracovávat osobní údaje klientů primárně pro vytvoření vhodné nabídky mých produktů a služeb a v souvislosti s oslovením klienta, a to telefonicky, písemně, prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů. Proto si také můžu o klientech, kteří tento souhlas udělí, vytvářet uchovávat údaje o jejich typovém chování při využívání mých služeb a produktů a vytvářet a uchovávat anonymizované analýzy chování. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení zákazníků s vhodnými marketingovými nabídkami.

Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a klient jej může po 13.6.2021 kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání mých produktů a služeb a následujících 5 let poté nebo do doby, dokud jej klient neodvolá.

2.3 Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovávám s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které mi subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou mých služeb a produktů. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek mnou provozovaných, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny

Podle § 20z a § 20za zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele pro účely ochrany práv a právem chráněných zájmů prodávajících a spotřebitelů jsem oprávněna bez souhlasu předat identifikační údaje, údaje vypovídající o bonitě, platební morálce a důvěryhodnosti Subjektu údajů do registrů, které slouží k vzájemnému informování prodávajících o schopnosti a ochotě spotřebitelů plnit své závazky. Toto předání se vztahuje i na vztahy vzniklé v rámci podnikání nebo jiné samostatné výdělečné činnosti subjektu údajů. Registry obsahují databázi subjektů údajů, které porušily smluvní závazek řádně platit za poskytnutou službu, a jsem oprávněna do nich za účelem ověření a hodnocení platební morálky subjektu údajů nahlížet i bez souhlasu subjektu údajů, a to jak při vzniku smluvního vztahu, tak v případě potřeby kdykoli v průběhu trvání smlouvy.

Při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívám odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají mé osobní údaje předané, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci mých pokynů a nesmí je využít jinak. Jde zejména o specializované externí poradce, vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, účetních, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt je pečlivě vybírán a s každým uzavírám smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky, případně se sídlem v členském státě Evropské unie. V rámci plnění svých zákonných povinností předávám osobní údaje také správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Pro obchodní sdělení užívám označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení mnou zaslaných je vždy zřejmé, že jsem jejich odesílatelem. Obchodní sdělení můžu zasílat buď na kontakty svých klientů na základě mého oprávněného zájmu, a to jen do doby než klient vysloví nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

Jsem oprávněna zpracovávat osobní údaje manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím svých k tomu oprávněných nebo s nimiž mám uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů. V souladu s

čl. 28, odst. 4 GDPR jsou všichni zpracovatelé osobních údajů zavázání k minimálně stejné míře ochrany osobních údajů jako má osoba. V případě poskytnutí osobních údajů na přihláškách či prezenčních listinách konkrétních akcí jako jsou soutěže, workshopy, sympozia apod. mohou být data v uvedeném rozsahu poskytnuta také spolupořadatelům či dalším subjektům, kteří se na akci partnersky podílejí.

Prohlašuji, že veškeré zpracování osobních údajů klienta, popřípadě jejich nezbytné předávání, bude prováděno plně s ohledem na soukromí klienta a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a s právními předpisy regulujícími mou zprostředkovatelskou činnost.

Klient může v souvislosti se zpracováním osobních údajů vůči mé osobě uplatnit práva uvedená níže, a to:

a. Právo na přístup k osobním údajům

V případě, že o to subjekt údajů požádá, poskytnu mu přístup k osobním údajům, které o něm zpracovávám. Bude mu poskytnuta kopie všech osobních údajů, které vedu s výjimkou duševního vlastnictví nebo jejího obchodního tajemství a dále pak případů, kdy by mohlo dojít k předání osobních údajů jiných osob.

b. Právo na opravu nepřesných údajů

Klient má právo na opravu nepřesných osobních údajů a má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracovávám nejsou přesné. Opravu provedu bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.

c. Právo na výmaz (zapomenutí)

Klient má právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají s výjimkou údajů nezbytných pro plnění právní povinnosti, údajů nezbytných pro obhajobu právních nároků či údajů nezbytných pro ochranu veřejných zájmů. Pokud se domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se obrátit písemně na mou adresu bydliště.

d. Právo na omezení zpracování

Klient má právo do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu mého bydliště.

e. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Klient má právo na oznámení v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů na základě žádosti mi zaslané.

f. Právo na přenesení osobních údajů

Klient má právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nebude možné žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit v ístě mého bydliště po doložení oprávněnosti požadavku.

g. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Klient má právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu. Zpracování na základě námitky ukončím bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu mého bydliště.

h. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely účinný od 13.6.2021 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to písemně. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

i. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Tyto Zásady mohou být aktualizovány a jejich aktualizovaná verze bude zveřejněna na mých webových stránkách. Klient může veškeré informace ke zpracování svých osobních údajů získat osobně, případně způsobem, při kterém se zajistí dostatečná identifikace subjektu. V případě dotazů souvisejících se zpracováním osobních údajů se klient může obracet na mou osobu prostřednictvím e-mailu valalikova@vsign.cz nebo prostřednictvím datové schránky.

V Třinci dne 13.6.2021

Agata Valalíková